Avec GesCo vous pouvez gérer facilement la totalité de votre activité commerciale.

Votre tableau de bord vous donne une visualisation complète de votre activité, CA mensuel, encaissements mensuel, les devis en cours, les commandes en cours, les acomptes à préparer, les factures impayées et les contrats à facturer dans le mois (option).

Un Graphe synthétique vosu permet de comparer l'année en cours avec les 2 années précédentes.

Avec GesCo vous paramétrez l'application selon vos besoins, du type de numérotation jusqu'à la position et le contenu des en-têtes et pieds de page de vos documents commerciaux (Devis, Bons de commandes, factures).

Dans l’onglet Général vous pouvez choisir si vousaffichez ou non le logo dans les documents commerciaux, mais aussi la positiondu logo et des coordonnées de la société et son contenu. Vous pouvez définir le format et appliquer différents effets au texte (gras, italique, couleur, position,etc.) ainsi que le champ des mentions légales pour lequel vousdisposez de deux lignes.

Si le champ Coordonnées Société ou le champ Mentionlégale n’est pas rempli, ce sont les informations par défaut qui sont affichées.

Les onglets, Devis et Facture vous permettent de personnaliser lacréation et l’édition des documents commerciaux, par exemple vous pouvez  indiquer le pourcentage du montant HT à facturerlorsqu’un devis est accepté. Cela permet de générer automatiquement une factureà la validation du devis, bien entendu, il s’agit d’une option par défaut,chaque devis peut être personnalisé lors de sa création.

L’onglet acompte, vous permet de paramétrer le rappel(en jours) des acomptes à préparer.

Catégories de produits, famille d’articles

Vous pouvez indiquer les différentes catégories desproduits ou services proposés, par exemple 'Prestation de service', 'Pose','Vente 

par correspondance', 'Téléphones mobiles', etc. 

Ces catégoriespermettront de sortir des statistiques par catégories et de trier vos produitsou prestations par type.

Les catégories sont utilisées lorsde la création de devis, commandes ou factures pour filtrer les produits.

Les produits concernent généralement des prestations ouactivités qui ne sont pas des ventes de marchandises. Il est possible d’indiquer un compte comptable associéau produit et une annotation qui ne sera pas affichée sur les documentscommerciaux.

Articles - Réapprovisionnement

La fiche article reprend tous les éléments de la ficheproduit en plus :

• De la référence du fournisseur
  
• Des informations de conditionnement
  
• Du stock
  
• Du dernier prix d’achat
  
• Du prix d’achat moyen pondéré (PAMP)
  

Les articles bénéficient de la gestion du stock. Lors del’achat d’un article via le module de commande fournisseur, la réception d’unarticle augmente le stock de la quantité reçue, et modifie le PAMP selon leprix d’achat et la quantité reçue. Il est possible de recevoir une livraisonpartielle.

Vous pouvez importer (format Excel) vos listes personnelles pour remplir les catégories, les produits, les familles d'articles et les articles.

Clients

La fiche client présente plusieurs onglets, et autantd’actions possibles directement depuis la fiche client.

Le client peut prendre deux statuts :

1.       Client

2.       Prospect

Il peut être une entreprise, par défaut, ou unparticulier, auquel cas la gestion des adresses est légèrement différente,puisqu’il n’y a pas de nom de société, le contact devenant le correspondant.

Vous pouvez créer autant de contacts que nécessaire depuis la fiche client et définir le comportement retenu lors de la création d'un document commercial pour un client, par exemple : Vous pouvez aussi décider d’envoyer directement lesdocuments commerciaux par mail pour ce client en cochant les cases nécessaires.

Si vous indiquez un taux de remise, lors de la création,d’un devis ou d’une facture, vous serez invité à utiliser le tauxautomatiquement (bien entendu c’est facultatif).

Les différents onglets vous donnent accès :

• Aux factures du client
  
• Aux contrats (option)
  
• Aux devis
  
• Aux commandes
  
• Au suivi du client (Actions commerciales)
  

Il est ainsi possible de créer des documents commerciauxdirectement depuis la fiche client, ou de les éditer, les imprimer, etc. 

Devis

Il est possible de créer un devis depuis la liste desdevis, le menu principal, ou la fiche client.

Le bouton en forme de bulle en haut à droite s’affichelorsque des observations ont été saisies pour le client.

Vous pouvez choisir le client depuis la liste, encliquant sur la loupe et en choisissant le client depuis le module de rechercheou en créant le client en cliquant sur le bouton en forme de fiche.

Après avoir choisi la catégorie ou la famille d’article,vous pouvez choisir le produit en cliquant sur le champ Référence.

La loupe à droite du champ Libellé permet de zoomer dansun pop-up, pour un meilleur confort de saisie.

Vous pouvez ajouter un article ou un produit depuis lafiche Devis ou de mettre à jour une référence et son libellé.

Bien entendu vous pouvez saisir un libellé directementsans passer par la sélection d’une référence.

A droite du détail des lignes vous trouvez le boutonsuppression, et les flèches pour déplacer les lignes.

L’onglet Complément vous permet d’enregistrer lesadresses, la clause à afficher dans le devis (vous la mettez à jour la clausepar défaut depuis les préférences de l’application), la date de validité, lemontant ou le pourcentage à facture lors de la validation du devis

Après création d’un devis, vous pouvez effectuercertaines actions depuis la liste des devis ou depuis le devis lui-même

Le bouton [Nouveau] permet de créer un nouveau devispour le client

Le bouton [version] permet de créer une nouvelle versionde ce devis, par exemple pour avoir plusieurs options à présenter au client. Ledevis porte alors le même numéro mais avec un indice différent. Lors de la validationd’une des versions d’un devis les autres sont automatiquement supprimées (selonle choix de l’utilisateur).

Le bouton [Dupliquer] permet de créer un nouveau devismais avec les mêmes informations.

Le bouton [Passer la commande] permet de valider ledevis et de créer la Commande Client s’y rapportant.

Si un devis est établi à un particulier, lors del’impression du devis, le montant TTC est indiqué sur chaque ligne du devis aulieu du montant HT par défaut.

Bons de commande

Vous indiquez le nombre d’acomptes (nombre total defacture à émettre)

Puis la fréquence des acomptes en jour et cliquez sur lebouton [Calculer].

Les acomptes apparaissent alors dans une liste que vouspouvez modifier à votre convenance.

Si vous n’indiquez pas la nature de l’acompte, la datesera affichée à la place sur la facture et la commande, sinon la nature estaffiché en face de chaque acompte. Il faut pour cela cliquer sur la caseAfficher texte en face de chaque ligne pour laquelle c’est nécessaire.

Le dernier acompte aura la case Facture du solde,cochée. Lors de la facturation de cet acompte, la commande aura le statutTerminée.

Les boutons à droite de la liste des acomptes,permettent de :

·        Créer la facture d’acompte

·        De supprimer l’acompte

·        De cocher/décocher le statut facturé del’acompte.

Factures

Vous pouvez émettre une facture depuis le menu Créer unefacture, depuis la fiche client, depuis une commande validée, depuis un acomptesur une commande et depuis la liste des factures.

Si la facture est générée depuis une commande elle estautomatiquement pré remplie.

Vous créez une facture en la remplissant comme un devisou une commande.

Vous pouvez préciser d’insérer vos coordonnéesbancaires, et le mode de règlement.

Les loupes permettent d’ouvrir une fenêtre de zoom surle texte sélectionné.

Les coordonnées sont regroupées dans un onglet, vousdevez choisir l’onglet pour mettre à jour l’adresse de facturation et oul’adresse apparaissant à gauche sur la facture (adresse de livraison,d’intervention, etc.).

Vous pouvez pré-visualiser la facture sansl’enregistrer, à tout moment, pour voir le rendu sur une vue avant impressionen cliquant sur le bouton [Pré-visualiser]. Dans ce cas Brouillon apparait ensurimpression.

Deux exemples de présentations d’une facture (à gaucheune prévisualisation)

Actions commerciales

Pour créer une action commerciale, vous pouvez le fairedepuis la fiche client, le menu principal ou la liste des actions commerciales.

Vous remplissez le champ client, la date, le typed’action et le contact concerné. Vous pouvez rechercher le contact (lié auclient) en cliquant sur la loupe.

Lorsque vous créez une action commerciale, si celle-cise rapporte à un rendez-vous, vous serez invité, lors de la validation, à créerune entrée automatiquement dans l’agenda

Contrats (Option)

Le module contrat est une option. Il vous permet depréparer des factures récurrentes en les remplissant automatiquement et en vousalertant lorsque l’échéance approche.

Lorsque le module Contrat est actif une alerte apparaitdans le tableau de bord 

Pour créer un contrat vous pouvez le faire depuis lemenu principal, la fiche client, la liste des contrats.

Vous indiquez tout d’abord le client concerné.

Les informations de base pour le contrat.

Vous pouvez joindre un fichier de tout type à la fichecontrat en cliquant sur le bouton [Fichier attaché] et le visualiser depuiscette fenêtre à tout moment.

Pour remplir la désignation vous pouvez vous aider desmots clés dont la signification est reprise à droite du champ :

Selon que le contrat est à terme échu ou à échoir lecalcul se fait pour la période passée ou en cours.

Par exemple vousavez un contrat à terme à échoir (facturation à l’avance), nous sommes enseptembre 2013 et vous facturez la maintenance du mois de septembre, la base decalcul de 1 200 € et annuelle divisée en 12 mensualité. Vous souhaitezvoir sur votre facture la désignation :

Maintenance dumois de septembre 2013, base annuelle de facturation 1 200 €.

Vous allezutiliser le code suivant :

Maintenance dumois de %MOIS% %ANNEE%, base annuelle de facturation %BASEFACT%

Vous devez ensuite indiquer la référence du produit, lelibellé et les montants.

N'hésitez plus, foncez ! Et commandez votre application "GesCo" !